L’e-invoicing est un document de vente, équivalent à une facture papier traditionnelle. Son contenu est indiqué dans la loi sur la TVA. Le document doit contenir des données l’identifiant sous la forme d’une date d’émission et d’un numéro, précisant la spécification de l’objet de la transaction, sa valeur, le prix unitaire net, les éventuels montants de remise, le taux d’imposition, la somme des ventes nettes divisée en taux d’imposition et le montant total dû. Les parties à la transaction et leurs adresses, les détails de facturation et les numéros par lesquels les contribuables sont identifiés pour la taxe doivent également être saisis.
Quand et pour qui l’e-invoicing peut-elle être émise ?
Les factures électroniques sont le plus souvent émises par les opérateurs de services publics à l’intention des particuliers et des entreprises. Une application de visualisation des documents et de vérification des signatures est alors nécessaire pour les lire. Les petites entreprises utilisent également les factures électroniques, en utilisant un formulaire et une application d’édition de documents pour les émettre. Les entreprises disposant de leurs propres systèmes informatiques et servant de nombreux clients utilisent des logiciels d’automatisation des processus commerciaux et de facturation. Les cabinets comptables facilitent également leur travail en utilisant des programmes qui modifient automatiquement l’e invoicing en fonction du système comptable. La condition préalable à l’émission d’un document électronique est l’approbation de la contrepartie. Le destinataire doit être informé au préalable de cette forme de facture et l’accepter. Si le destinataire ne donne pas son consentement ou le retire, l’émetteur n’est pas autorisé à utiliser des factures électroniques. Le consentement peut être donné par écrit, par voie électronique ou oralement. Si le destinataire ne s’y oppose pas, il est réputé avoir accepté cette forme de facture.
Comment stocker l’e-invoicing ?
L’entrepreneur est tenu de conserver les factures et de les présenter en cas de contrôle fiscal pendant une période de cinq ans. Cela s’applique également à la forme électronique des documents. La facture électronique doit être accessible aux autorités de contrôle à tout moment et le contribuable doit permettre le téléchargement du document. Les factures électroniques doivent être archivées dans le pays, faute de quoi le chef du bureau des impôts et le chef du bureau des douanes doivent être informés du lieu de stockage de la documentation. Le mode de stockage doit garantir l’authenticité de l’origine et du contenu et la lisibilité. Aucune modification ne peut être apportée aux documents pendant leur stockage. Les factures électroniques doivent être divisées en périodes de temps afin de les rendre faciles à trouver. Ils peuvent être stockés sur des disques durs, des lecteurs externes, des lecteurs flash ou des CD. En raison du taux de défaillance du matériel informatique et de la possibilité d’endommager les supports de données, il est très important d’effectuer des sauvegardes régulières. Il est beaucoup plus pratique d’utiliser des systèmes qui stockent les documents dans le nuage, car ils sont accessibles à tout moment, ce qui élimine le risque de perte de données.
Cela vaut-il la peine d’utiliser l’e-invoicing ?
L’utilisation de l’émission de documents électroniques présente de nombreux avantages. Il s’agit avant tout d’un avantage financier, puisque chaque facture électronique génère une économie de plusieurs euros. Il n’est pas nécessaire d’imprimer le document. Cela permet de gagner du temps, mais aussi d’économiser du papier et de l’encre d’imprimante, et ne nécessite pas d’affranchissement, ce qui est bon pour l’environnement et supprime le risque que la facture ne parvienne pas à son destinataire. L’émission d’un document est simple et prend beaucoup moins de temps par rapport au papier. C’est une solution commode et pratique. Les factures électroniques peuvent être émises en masse et dans un court laps de temps. Comme le document est émis facilement, il peut être fait au moment de la transaction, ce qui raccourcit le délai de paiement. Les factures électroniques facilitent grandement la comptabilité, car le logiciel de facturation fait partie intégrante des systèmes comptables. La facilité de stockage est un autre avantage de la facturation électronique. Il n’est pas nécessaire de disposer d’un endroit spécial et sécurisé pour stocker les documents. Aucune personne non autorisée n’y aura accès.
